Успешная деятельность авиакомпаний во многом зависит от качества процессов хранения и обновления буквально миллионов страниц самолетной документации. Естественно, от ответственной за это организации требуются значительные усилия, сопровождающиеся большими затратами как времени,так и человеческих ресурсов. В современном мире одним из самых практичных решений этих проблем кажется отказ от бумажных форм документации и переход на электронный менеджмент бумаг, и этот шаг действительно все чаще признается важным и необходимым. Однако, несмотря на практичность и удобство, цифровой формат до сих пор не был должным образом утвержден соответствующими авиационными властями и поэтому не может применяться повсеместно.

«Создание и менеджмент документации -ключевой процесс в обеспечении бесперебойной работы любой авиакомпании. Сложности в эффективной организации документооборота часто приводят к многомиллионным потерям ввиду несоответствия необходимым правилам индустрии или простоя. Таким образом, менеджмент документации может стать более сложной задачей, чем управление авиакомпанией», поделился мыслями Андрюс Норкявичюс, заместитель главы департамента «FL Technics» по инжинирингу и планированию. «В условиях сегодняшнего рынка необходимо соответствовать требованиям и инструкциям самых разнообразных клиентов. Вот почему так важно иметь доступ к большим объемам информации о текущем техническом обслуживании воздушного судна в реальном времени, при этом максимально увеличив безопасность бумажных документов.Соответственно, оцифровка документов становится одним из самым популярных решений этих проблем.»

В переходе на цифровые форматы авиационной документации и их перемещении «в облако» есть многочисленные преимущества,первым из которых является сохранность бумажных носителей. Кроме того, такой формат позволяет более эффективно пользоваться и хранить информацию, так как к одним и тем же данным может иметь доступ любой человек в любой точке мира. В результате, некоторые авиакомпании утверждают, что после перехода на цифровую документацию смогли перевести на другие должности от 10% до 40% сотрудников.Старые записи можно найти так же легко, как и новые, поэтому поиск любой релевантной информации осуществляется значительно быстрее (некоторые провайдеры ИТ-решений утверждают, что их продукты позволяют сократить время поиска с 20 минут до 1минуты). Более того, совершенствуется и процесс обновления записей, что облегчает процессы планирования технического обслуживания, сокращает количество задержек и ошибок, и, соответственно, ускоряет весь цикл.

В то же время, проблема заключается в том,что до сих пор отсутствуют конкретные требования, касающиеся того, каким образом следует хранить цифровые записи такого вида. Единственные требования,регламентированные EASA, заключаются в том, что любой цифровой документ должен иметь копию, хранящуюся в другом месте и обновляющуюся в течение 24 часов с момента выполнения соответствующих работ. Также большая часть документов все равно должна существовать в бумажном формате. Это создает некоторые проблемы, замедляющие прогресс, который кажется неизбежным. Во-первых, уже перешедшие на цифровые формы документации авиакомпании все равно вынуждены сохранять некоторые бумажные копии, создавая, таким образом, ненужное дублирование. Кроме того, не существует общей договоренности о формате цифрового хранения.На сегодняшний день существуют стандарты только для некоторых документов технического обслуживания, таких как форма FAA 8130 и форма EASA 1. За неимением единого стандарта для цифровых данных, некоторые компании хранят свои документы в таких форматах, как PDF, который не поддерживает обмен данными с другими системами (в отличие от, например, XML или ASD).

«Оцифровка необходимых документов,безусловно, приведет к более организованной и, возможно, плавной работе индустрии хотя бы ввиду того, что записи больше не будут теряться. Не стоит также забывать и об экономии на хранении. Поэтому чрезвычайно важно, чтобы EASA,наконец, приняла к сведению новые тенденции и подготовила требования о полной оцифровке документов по техническому обслуживанию ВС. Учитывая то, что все больше компаний выбирают ИТ-решения для менеджмента документов, проблема стандартизации актуальна как никогда», прокомментировал Андрюс Норкявичюс.